L’inconvénient du papier sur les chantiers

16 août 2022

Aujourd’hui, le principal moyen de communication utilisé dans le secteur des travaux publics est le papier. Utilisé à différents moments lors d’une location externe, le papier peut servir à : 

  • Noter les besoins des chefs de chantier
  • Faire le planning externe
  • Suivre les recherches de matériel faites auprès de ses locatiers
  • Effectuer un bon de commande
  • Faire un bon de location
  • Recevoir la facture 

Le papier est surconsommé dans le monde et dans ce secteur, en France, sa production émet 5 milliards de CO2 par an. 

Le téléphone est aussi un moyen très utilisé entre les différents intervenants chantier. Que cela soit, par appel téléphonique ou par SMS, l’utilisation du téléphone portable a été un changement majeur dans le secteur des travaux publics. Le téléphone (à clapet ou tactile) a su se frayer un chemin dans ce monde vieillissant. Cela prouve que le monde du TP peut évoluer vers le digital !

Le parcours du papier

Le papier est aujourd’hui utilisé dans toutes les situations sur un chantier, de la prise de commande jusqu’à l’envoi des factures. Un même papier peut passer par 5 mêmes interlocuteurs dans la même entreprise de TP. Et, vous vous doutez bien, pour que cinq personnes différentes aient le papier, le temps de transmission peut vite être important. D’après notre infographie sur la transmission du bon de location, cela peut prendre jusqu’à un mois pour qu’un bon de location soit totalement traité.

Le parcours d’un papier dans une entreprise est long en transmission, mais aussi polluant. Nombreuses sont les entreprises qui tendent vers une démarche de réduction de leur empreinte carbone. Et, qu’on le veuille ou non, l’utilisation du papier n’aide pas. 

Le papier : un frein de productivité

Une transmission des informations longues, une utilisation polluante et le papier est aussi contre-productif. Un bout de papier se passe de main en main et sa perte entre deux interlocuteurs n’est pas rare. Un papier perdu, une mauvaise écriture, une erreur de compréhension entre 2 lettres ou chiffres ou même la pluie qui passe par là et on doit tout refaire… Ne mentez pas, c’est au moins arriver une fois sur l’un de vos chantiers… Avouez !

Après une longue période covid, que nous avons connu pendant 2 ans, le papier n’était pas un avantage. Transmis de main en main, ce n’était pas la meilleure façon de respecter les gestes barrières.

On vous le répétera jamais assez, mais le temps, c’est de l’argent. Une transmission des informations longues, plus toutes les erreurs liées au papier qui font perdre encore plus de temps à vos équipes vous coûtent. Et pas qu’un peu !

Cela marche aussi pour la facturation, certains locatiers envoient encore leurs factures par voie postale. Une impression et un envoi coûteux qui pourrait être facilement évité avec un envoi par email ! Et en plus d’être coûteux, la facturation est encore plus longue quand elle est envoyée par voie postale. Vous vous retrouvez à payer une facture au mois de Mai alors que la mission a été réalisée au mois de Mars.

Le papier : un surcoût non nécessaire

Mais quel est l’avantage du papier ? On se le demande aussi 😂

Surtout quand l’on sait qu’il existe aujourd’hui des solutions numériques, qui permettent de limiter le nombre d’interlocuteurs, d’accélérer la transmission et de réduire son émission carbone. Une solution numérique à un certain coût (et encore…), son achat est beaucoup plus rentable pour une entreprise. “L’enjeu” en vaut la chandelle, comme on dit chez Matos !

Gagner en efficacité et en performance, vous permettra de vous pérenniser et d’être dans l’air du temps où tout devient digital. Et au niveau de l’aspect écologique, savez-vous que l’impression d’une feuille A4 émet 10,22 g de CO2 ? Alors que la lecture d’une feuille sur un mobile n’en demande que 0,72 g. Soit une émission qui est divisée par 14 !

Même si le papier est très utile et malgré tous ses défauts, il est devenu un outil indétrônable dans le secteur des travaux publics. On le sait, il est difficile de changer les bonnes vieilles habitudes, mais pour un meilleur rendement et une meilleure performance chantier, il est intéressant de voir ce que peuvent proposer les solutions numériques. Une accélération des processus avec vos locatiers, mais aussi la possibilité de vérifier leurs documents réglementaires et de suivre les coûts liés à l’externalisation…

En bref, le numérique c’est l’avenir, et vous c’est pour quand ?