Comment numériser sa relation locatier ?

23 septembre 2022

Le numérique permet d’améliorer la relation avec vos locatiers. Que cela soit au niveau de la recherche, de l’accès aux informations, de la prise de commande, de l’envoi du bon de location jusqu’à la facturation et sur l’analyse des performances.

Faciliter et améliorer la relation avec ses locatiers c’est possible grâce au numérique, pour gagner du temps sur les tâches à faible valeur ajoutée et être plus productif au quotidien. Utiliser le numérique est un avantage non négligeable pour vous, et ce, même si votre locatier n’est pas prêt à y passer !

Les obligations des ordres de mission

Il existe une forte relation entre les entreprises de travaux publics et leurs locatiers. Bien souvent, un lien commercial lie les deux entreprises. Principalement avec un accord-cadre, qui réglemente les accords de location entre les deux entités et qui, bien souvent, stipule aussi les prix de location. Ces tarifs de location sont négociés à l’avance et mis à jour chaque début d’année. 

Mais, même si aucune loi ne vous dicte comment bien gérer vos relations, les entreprises de travaux publics oublient souvent certaines obligations, notamment celles des ordres de mission. Souvent envoyés par SMS ou dictés à l’oral via un appel téléphonique, l’ordre de mission est très rarement aux normes. En effet, il est obligatoire d’y retrouver les informations suivantes :

  • La définition du matériel loué et son identification 
  • Le lieu d’utilisation et la date de début de location 
  • Les conditions de transport
  • Les conditions tarifaires
  • La durée prévisible de location
  • Les conditions de mise à disposition

D’après “Les conditions générales interprofessionnelles de location matériel d’entreprise avec opérateur” Article 1. édition 2009

Ne pas respecter ces conditions, au delà de la réglementation de la profession, c’est s’exposer à des erreurs de communication, de mauvaise compréhension des consignes et donc des erreurs chantiers qui auraient pu être évités.

Avec une solution numérique performante, grâce à une création automatique de l’ordre de mission, vous réglez ces contraintes ! Qu’il soit envoyé à votre chauffeur en interne pour lui dire sur quel chantier aller ou même bien à un locatier externe, l’ordre de mission numérique est complet, sur un seul support, interactif et s’envoie à tous les interlocuteurs que vous souhaitez ! Avec un ordre de mission numérique, vous avez aussi la possibilité de tracer vos réservations. Vous pouvez toujours retrouver quelle réservation vous avez fait à qui, à quel prix, pour aller où, et ce même longtemps après la mission. Tout est sauvegardé !

Des ordres de mission numériques pour être plus d’efficace

Avec un récapitulatif de toutes les informations, plus besoin de transmettre au fur et à mesure toutes les informations par sms, mail ou appel téléphonique au locatier. Finies les erreurs de communication ! Un chauffeur ne se pointera plus à la mauvaise adresse chantier, le mauvais jour, à la mauvaise heure ou sans matériel nécessaire… Un ordre de mission numérique c’est éviter de perdre de l’argent bêtement à cause de la mauvaise transmission des informations.

Plus besoin non plus, de faire de la ressaisie dans un tableau Excel pour vérifier que toutes les informations de l’ordre de mission correspondent aux différents bons et que les comptes soient bons. 

Les ordres de mission numériques servent à être aux normes au niveau de la réglementation, mais aussi à faciliter sa relation locatier en évitant les nombreux appels et les erreurs de communication. D’être donc plus productif sur les locations externes effectuées.

Petit à petit…

Votre locatier n’est pas prêt à sauter le pas vers le numérique ? Aucun problème, cela ne va en rien vous impacter ! La création d’ordre de mission numérique ne dépend que de vous et de la bonne réalisation des étapes.

Étape 1 :

Création de la mission avec toutes les informations nécessaires (lieu du chantier, date et heure du début de la mission, prix, matériel à aller chercher si besoin, contact chantier…)

Étape 2 :

Validation de la mission puis envoi automatique d’un email au locatier avec un QR code qui contient toutes les informations que vous avez saisies lors de la création de mission. Le locatier peut imprimer le mail et le donner à ses chauffeurs pour qu’ils scannent d’eux même l’ordre de mission ou scanner lui-même le QR code en envoyant la fiche mission à ses chauffeurs.

Étape 3 :

Analyser rapidement les ordres de mission le lendemain ou des mois après la fin de la mission. Tout est sauvegardé et retrouve un récapitulatif de tous vos ordres de mission, qui peuvent être triés par chantier ou date.

Pour vous le numérique est un gain de temps et de productivité lors de création des ordres de mission alors autant vous faciliter la tâche sachant que ça n’impactera pas votre locatier ! Une meilleure transmission, traçabilité et analyse, c’est ce que vont vous offrir les ordres de mission numériques.

Le numérique : un gain économique

Mais alors, comment évaluer le coût d’une solution numérique par rapport à l’utilisation du papier. Comment prendre en compte le temps fourni par vos équipes ? Nous avons fait les comptes pour vous et à partir de 3 ordres de mission envoyés par jour, il est plus rentable pour vous de prendre une solution numérique. En effet, entre les différentes informations à donner aux locatiers pour chaque chantier et chaque demande externe, une personne passe environ 15 minutes de sa journée à envoyer des informations relatives aux ordres de mission. Avec une solution numérique à 99€ par mois, il est plus rentable de prendre une solution numérique où la création et l’envoi d’un ordre de mission prennent moins d’1 minute.

Pour ce qui est des ordres de mission, il est plus rentable pour vous d’adopter une solution numérique. Que cela soit en gain de temps, de productivité et d’argent ! Ce n’est pas ce que vous recherchez tous ? Être plus efficace pour être plus rentable ?

Alors, qu’attendez-vous pour passer le cap ?