Comment bien organiser son planning externe ?

13 septembre 2022

Chaque entreprise de travaux publics organise son planning externe de différentes manières. Soit sur Excel, sur papier, sur un tableau Veleda ou avec des magnets il existe de nombreux moyens d’organiser son planning externe. Mais ces solutions rencontrent souvent des erreurs. Il est difficile d’emmener son tableau Velleda quand on est en télétravail ou de partager un planning papier entre 3 collaborateurs.  Alors, comment mieux organiser son planning externe ?

Accélérer les modifications

Tous les moyens sont bons pour être le mieux organisés possible. En effet, une bonne organisation permet d’être plus efficace, de gagner du temps et donc de perdre moins d’argent. On le sait, une seule erreur dans le planning peut coûter cher à votre entreprise. 

Par exemple, un chauffeur qui vient sur le chantier car vous avez oublié d’annuler ou pire que vous en avez absolument besoin mais vous avez oublié de confirmer une commande et donc personne ne se pointe sur le chantier. 

Le planning papier ou sur tableau Velleda peut vite devenir un casse-tête et votre dispatcher peut vite se perdre dessus. Les informations peuvent ne pas être claires, et lorsqu’il y a un changement il faut attendre d’être au bureau pour pouvoir faire la modification. 

Un planning numérique vous permet de le consulter n’importe où et n’importe quand et faire les modifications quand vous le souhaitez. Accessible de son ordinateur portable, de son téléphone ou même d’une tablette, l’avantage du planning numérique est qu’il suffit juste d’une connexion internet pour y avoir accès et faire toutes les modifications possibles. 

Analyser facilement les changements à faire

Avec un planning papier, il se peut que votre dispatcher n’arrive pas à voir clairement les arrangements à faire pour être plus performant. Pas ergonomique, pas lisible, ou même pas intuitif, malgré lui, le dispatcher peut ne pas voir les changements à faire…

Comme prendre 2 camions une demi-journée pour deux chantiers au lieu de prendre seulement 1 camion pour une journée pour les deux chantiers. 

Avec la première méthode, les frais de déplacement seront doublés pour rien. Ces choses simples et faciles à faire deviennent un problème au quotidien car l’outil n’est pas pratique et contre productif. Les plannings sont changeants et il est souvent possible de diminuer les locations externes pour limiter certains frais. Ces changements sont possibles à condition que le planning soit ergonomique visuellement pour que le matériel externe soit clairement visible pour chaque chantier.

Une solution numérique, vous permet de tout voir sur un seul et même planning, d’avoir accès à vos locations externes par chantier ou par dates. Sur un même planning vous pouvez voir où sont vos besoins et ceux auxquels vous avez déjà répondu. En plus d’être facilement modifiable, le planning numérique est intuitif avec un code couleur pour connaître l’avancée des missions et faire les changements nécessaires et logiques.

Faciliter la communication

Avec un planning papier, de nombreuses erreurs sont possibles, avec par exemple la mauvaise écriture qui entraîne la mauvaise compréhension des missions par les équipes.

Un autre avantage du planning numérique est que tout le monde peut le consulter, le chef d’agence, le conducteur de travaux, le dispatcher ou même le chef de chantier. Toutes les données sont visibles par tous. Cela réduit énormément les erreurs de communication, ou d’écriture. 

Avoir une vision globale de votre planning va vous permettre d’être plus efficace et de faire moins d’erreurs. Et, les erreurs de planning peuvent coûter cher à votre entreprise. Alors pourquoi ne pas les éviter et devenir plus performants économiquement grâce au numérique ?

Analyser ses performances grâce au planning

Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises de travaux publics ont du mal à analyser leur efficacité sur les ressources externes auxquelles elles font appel. En termes de coût, de temps, de chiffre, par chantier ou par mois, il est compliqué de savoir ce que cela coûte réellement à l’entreprise. C’est pour cela qu’une solution numérique enregistre tout à vie. Toutes les missions externes sont stockées et conservées dans les serveurs, vous pouvez toujours analyser les données d’une mission qui à été réalisée il y a 6 mois. Il est aussi possible de créer ses propres tableaux de bord en fonction de ce que vous voulez analyser. Plusieurs filtres sont proposés pour que vous puissiez vous rendre compte au mieux de vos performances. 

Et si je loue mon parc interne ?

Un planning est très utile pour organiser vos ressources externes. Mais, si vous louez votre parc interne, il est aussi utile de savoir s’organiser. Si vous avez l’habitude de louer vos camions avec l’un de vos chauffeurs quand ils ne sont sur aucun chantier, il est important de s’organiser pour qu’aucune erreur ne soit faite.

Un planning qui permet de gérer vos ressources internes c’est possible grâce au numérique ! Visualiser simplement quel camion et chauffeur sont disponibles quel jour, attribuer seulement les chauffeurs disponibles aux missions externes pour être sûr de ne pas faire d’erreur. Gérer votre planning comme vous le souhaitez, avec une vision par chauffeur, par camion ou même par chantier.

Faire les deux est donc possible grâce au numérique. Une solution pour vos ressources internes ET externes.

Vous l’aurez compris, un planning numérique vous permet d’être mieux organisé et donc éviter les erreurs. Moins d’erreurs revient à être plus rentable car les bons choix peuvent être fait. Et les conflits internes peuvent être évités car en communiquant le planning à toute l’équipe, tout le monde à les mêmes informations.

Avec un planning modulable et visuel vous serez gagnant sur vos performances !