DOE, la gestion simplifiée du dossier des ouvrages exécutés 

Quel est l’objectif d’un DOE ? 

Le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) est une pièce contractuelle prévue lors de la passation de marchés. Il est remis à la fin d’un chantier de travaux publics, au plus tard dans un délai d’un mois à l’issue de la livraison du chantier et la réception des ouvrages réalisés. Le maître d’œuvre (MOE) doit transmettre ce dossier au maître d’ouvrage (MOA) pour documenter les ouvrages de travaux publics tels qu’ils ont été réellement construits. Il sollicite donc les entreprises attributaires des marchés qui ont permis de réaliser les ouvrages à lui remettre les documents qu’il va collecter pour le compte du MOA.

Ce dossier constitue la principale source d’information pour le gestionnaire qui va ensuite prendre en charge la gestion de l’entretien à l’issue de la phase de construction. 

Dernière étape de la construction d’un ouvrage de travaux publics, il est néanmoins la première étape de la vie de celui-ci, lui permettant d’avoir un carnet de santé. 

livraison camion benne chantier

Que contient un DOE ?

Selon le cahier des clauses Administratives et Générales (CCAG – Art 40), lorsqu’il s’agit d’un marché public ou du CCAG Norme NF P 03-001 (Art 3.2.14) lorsqu’il s’agit d’un marché privé, le DOE doit contenir au minimum les éléments suivants : les plans conformes à l’exécution, les notes de calcul, les notices de fonctionnement, la qualité des matériaux et des matériels utilisés. 

Ainsi, les entreprises de travaux publics titulaires doivent remettre au maître d’œuvre :

à la demande de réception des travaux : 

  • les spécifications de pose, les notices de fonctionnement, 
  • les prescriptions de maintenance des éléments d’équipement mis en œuvre,
  • les conditions de garantie des fabricants attachées à ces équipements
  • les constats d’évacuation des déchets

Dans un délai d’un mois suivant la réception : les autres éléments du DOE et les documents qui seront nécessaires à l’établissement du dossier d’intervention ultérieure sur l’ouvrage (DIUO).

Un exemplaire du DIUO est également transmis au coordonnateur en matière de sécurité et de protection de la santé (CSPS).

Le défaut de remise des documents entraîne des pénalités prévues par les documents des marchés.

Comment simplifier la gestion des documents et la rédaction du DOE ? 

Dans le but de simplifier l’entretien des ouvrages, le BIM (Building information modeling) est apparu il y a quelques années dans le bâtiment, et plus récemment dans les travaux publics. L’utilisation de logiciels permettant aux collectivités et concessionnaires d’ouvrages de suivre la vie et l’entretien de leur patrimoine, de sécuriser les interventions futures. Ceci a poussé le DOE à se transformer d’une version papier à une version numérique.

Les entreprises de travaux publics qui ont réalisé les ouvrages doivent donc fournir des informations précises qui auront été collectées durant toute la phase de construction de l’ouvrage, et ce sous format numérique sous forme de partage sécurisé. En conséquence, elles doivent s’organiser et trouver des solutions techniques à fournir à leurs conducteurs de travaux ou chefs de chantier pour collecter les informations en temps réel, au fil de la construction des ouvrages, d’autant plus si ceux-ci ont été construits en plusieurs phases.

Dans ce processus de numérisation des ouvrages de travaux publics, l’essentiel est donc de numériser ceux-ci dès le départ, sur tous les aspects afin de disposer d’une base de données de qualité. Aussi bien en récolements comme c’est déjà le cas, qu’en collectant les bons de livraisons de matériaux et de matériels sur le chantier, et ceci grâce au bons de chantier numérique, que les transporteurs internes ou externes peuvent émettre chaque jour, et qui peuvent être enrichis de bons scannés et de photos. 

L’utilisation de Matos Connect donne une véritable vie numérique au DOE avec une gestion simplifiée et un suivi en temps réel des documents collectés. La simplification d’accès par les différents acteurs du chantier favorise la collecte et le partage sécurisé des différents documents utiles à la constitution du dossier des ouvrages exécutés. 

Cette démarche permettra d’inscrire les ouvrages dans un cycle de vie global dont chacune des étapes sera ensuite valorisée par l’exploitation de la maquette numérique par leurs concessionnaires.